プライバシーポリシー

株式会社C2CC（以下「当社」）は、営業記録サービス「商談ノート」（以下「本サービス」）における個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の法令を遵守し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）を定めます。用語の意味は、本ポリシーで定めるもののほか、本サービスの利用規約によります。

1. 取得する情報と取得方法

当社は、次の情報を取得します。

(1) Google アカウントでのログイン時

• メールアドレス、氏名（Google アカウントに登録された表示名）、Google アカウントの識別子など、Google から提供されるプロフィール情報
• 本サービスは、ログインによって得た権限を使って Gmail や Google ドライブの内容を読み取ることはありません。

(2) ワークスペースの作成時

• 会社名・組織名、ワークスペースID、メールアドレスのドメイン

(3) 本サービスの利用時に利用者が入力・取り込みする情報

• 顧客企業の名称、担当者の氏名・連絡先、案件、活動、メモ、タスク等の記録
• 商談の文字起こし、メールの件名・本文・送受信者等（利用者が自らの Google アカウントに設定した取り込み用スクリプト等を通じて送信されたもの）
• ユーザーの氏名・メールアドレス・権限等のメンバー情報

(4) お問い合わせフォームの送信時

• 会社名、氏名、メールアドレス、部署、役職、お問い合わせ内容
• 送信に使われたブラウザの種類等の情報（ユーザーエージェント）

(5) 本サービスの利用に伴って自動的に記録される情報

• 操作の履歴（誰が、いつ、どの記録を作成・変更・削除したか）
• 閲覧したページと日時
• プッシュ通知を有効にした場合の通知の宛先情報と、ブラウザの種類等の情報
• IPアドレス。ワークスペースの作成とお問い合わせの際には、連続送信の防止のため、元のアドレスに戻せない形に変換したうえで保存します。また、本サービスの通信の過程で、当社の委託先（下記4）のシステムに通信記録として記録されることがあります。

2. 利用目的

当社は、取得した情報を次の目的で利用します。

1. 本サービスの提供、維持、保守および障害への対応のため
2. ログイン時の本人確認、およびワークスペースへの所属の確認のため
3. お問い合わせへの回答、導入のご相談への対応のため
4. 不正アクセス、不正利用の防止、および利用規約に違反する行為への対応のため
5. 本サービスの改善、新機能の検討のため（特定の個人を識別できない形に加工した統計情報として利用します）
6. 本サービスに関する重要なお知らせ（仕様変更、障害、規約の変更等）の連絡のため
7. 料金の請求その他契約の履行のため

3. 第三者への提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取扱いを委託する場合（下記4）
6. 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合

4. 委託先（外部サービス）

当社は、本サービスの提供のため、次の事業者に個人データの取扱いの全部または一部を委託しています。

当社は、委託先における個人データの安全管理が図られるよう、委託先を適切に選定し、必要かつ適切な監督を行います。

5. 外国にある第三者への提供

1. 当社は、AI機能の提供のため、米国の Anthropic, PBC に個人データを提供（委託）します。また、上記4のとおり、米国に所在する事業者のサービスを利用しています。
2. 米国の個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会がウェブサイトで公表している「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」により確認できます。米国には、日本の個人情報保護法に相当する、事業者を包括的に規律する連邦法はなく、分野ごとの連邦法と州法によって個人情報が保護されています。
3. 提供先は、それぞれの利用規約・データ処理に関する定めに基づき、個人データについて、アクセス制御、通信および保存時の暗号化等の安全管理措置を講じています。Anthropic, PBC が講じている措置は、下記6のとおりです。
4. 本人の求めに応じて、提供先が講じている措置に関する情報を提供します（下記10の窓口までご連絡ください）。

6. AI機能へのデータの送信

1. 本サービスのAI機能は、処理に必要な範囲で、次の情報を Anthropic, PBC の API（Claude）に送信します。
   • 商談の文字起こし、商談の日付、顧客企業名
   • メールの件名、本文、差出人の氏名またはメールアドレス、受信日時
   • 顧客・案件・活動・メモ・タスク等の記録、担当者の氏名
2. Anthropic, PBC の公表している方針によれば、同社の API に送信された入力および出力は、既定ではAIモデルの学習に利用されません。また、入力および出力は、同社の利用ポリシーへの違反の確認等のために保存が必要な場合等を除き、受信または生成から30日以内に同社のシステムから削除されます。
3. AI機能の出力（要約、分析結果、日報等）は、本サービスのデータベースに保存されます。

7. 利用者が入力する顧客等の個人情報

利用者が本サービスに入力・取り込みする顧客企業の担当者その他の第三者の個人情報について、当社は、利用者から個人データの取扱いの委託を受けて取り扱います。当社は、これらの情報を利用者への本サービスの提供のためにのみ取り扱い、それ以外の目的で利用しません。これらの情報の取得、利用目的の通知・公表、本人からの請求への対応等は、個人情報取扱事業者である利用者が行うものとします。

8. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止のため、次の措置を講じています。

• ワークスペースごとのデータの分離：データベースの段階で、ワークスペースごとにデータを分離し、他のワークスペースのデータにアクセスできない仕組みとしています。
• アクセス制御：ログインは Google アカウントによる認証で行い、ワークスペースの管理者がメンバーの参加と権限を管理します。
• 通信の暗号化：本サービスとの通信は暗号化（HTTPS）しています。
• 外部連携用の認証情報やIPアドレス等は、必要に応じて元の値に戻せない形に変換して保存しています。
• 外的環境の把握：上記4・5のとおり、外国の事業者のサービスを利用しているため、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を講じています。

9. 保存期間と削除

1. 当社は、利用目的の達成に必要な期間、個人データを保存します。
2. ワークスペースのデータは、利用契約の期間中保存し、退会後は利用規約に定めるとおり、退会の日から30日以内に削除します。バックアップに残る分は、その後、通常のバックアップの保存期間が経過した時点で消去されます。
3. 作成後14日間一度もログインがないワークスペースは利用を停止し、停止から30日以上経過した後に削除することがあります。
4. お問い合わせフォームで受け付けた情報は、対応を終えてから3年間保存した後に削除します。
5. 法令により保存が必要な情報は、法令の定める期間保存します。

10. 開示・訂正・削除・利用停止等の請求

1. 本人は、当社が保有する本人の保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます）、訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止を請求することができます。
2. 請求は、下記12の窓口までメールでご連絡ください。当社は、本人またはその代理人であることを確認したうえで、法令に従い遅滞なく対応します。
3. 利用者が入力した顧客等の個人情報（上記7）に関する請求は、まずその情報を入力した利用者（個人情報取扱事業者）にご連絡ください。当社は、利用者の指示に基づいて対応に協力します。

11. Cookie 等の利用とアクセス解析

1. 本サービスは、ログイン状態を保つために Cookie を使用します。この Cookie を無効にすると、本サービスにログインできません。
2. 本サービスは、表示の設定（お知らせを閉じたかどうか等）をブラウザ内に保存することがあります。この情報が当社に送信されることはありません。
3. 本サービスは、アクセス解析ツール、広告配信のための Cookie 等は使用していません。
4. 本サービスの紹介ページ（/lp）は、表示のために Google が提供するウェブフォント（Google Fonts）を読み込みます。その際、閲覧者のブラウザから Google に IPアドレス等が送信されます。

12. お問い合わせ窓口

13. 本ポリシーの改定

当社は、法令の改正や本サービスの変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上への掲示その他の適切な方法でお知らせします。改定後の本ポリシーは、本ページに掲載した時点から効力を生じます。

以上